10 maneiras simples de ser mais produtivo no trabalho

Ser capaz de dedicar tempo a tarefas específicas, concluí-las e terminar seu dia de trabalho com uma saída de qualidade pode ser uma medida geral de sua produtividade. Da mesma forma, se você não tiver métodos para organização, gerenciamento de tempo, rastreamento de tarefas ou priorização, sua eficiência e produtividade podem ser afetadas. Ao fazer ajustes simples em seu fluxo de trabalho diário, um de cada vez, você pode começar a ver as mudanças em sua produtividade. Neste artigo, oferecemos 10 maneiras de ser mais produtivo.
Como aumentar a produtividade do seu trabalho

O gerenciamento do tempo e as habilidades organizacionais geralmente podem ser correlacionados à produtividade geral do trabalho e, quando você implementa estratégias que apoiam sua produtividade, pode ter uma chance maior de desenvolver e melhorar a saída do produto. Estratégias de gerenciamento de tempo como o método Pomodoro, a regra de dois minutos e o bloqueio de tempo são apenas algumas das estratégias que você pode usar para aumentar sua produtividade. Além disso, você pode aplicar estratégias organizacionais, como priorizar suas tarefas por ordem de importância e urgência. As 10 dicas a seguir oferecem maneiras de aumentar sua produtividade no trabalho.

1. Concentre-se em uma tarefa de cada vez

Embora você possa fazer as coisas quando faz malabarismos com projetos ou tarefas, concentrar-se em um de cada vez pode realmente ajudá-lo a ser mais produtivo. Quando nos concentramos em mais de uma atividade ao mesmo tempo, tendemos a usar mais desse tempo apenas para fazer a transição entre as tarefas. Isso pode resultar em algumas das tarefas que permanecem incompletas sendo feitas com qualidade inferior do que se cada tarefa tivesse sido um foco único.

Além disso, concentrar-se em uma tarefa de cada vez até que esteja totalmente concluída pode ajudá-lo a aumentar sua produtividade, porque quando você se concentra em um projeto por vez, está definindo um único objetivo de uma só vez, em vez de muitos. Isso provavelmente o motivará a concluir uma tarefa antes de passar para a próxima. Se você se dedica à multitarefa, mas percebe que inicia mais tarefas do que consegue terminar, considere priorizar suas tarefas em ordem de importância para poder iniciar as tarefas mais exigentes e terminar o dia com tarefas mais leves e que consomem menos tempo.

2. Faça pausas regulares

Pode ser tentador evitar o tempo para uma pausa, mas quando você deixa de se dar um tempo por alguns minutos, isso pode prejudicar sua produtividade geral, resultando em fadiga ou esgotamento. Se isso acontecer, você pode não ter energia ou motivação para continuar progredindo. Considere planejar várias pausas curtas durante o seu dia de trabalho. A maioria dos locais de trabalho tem um horário obrigatório com intervalos dedicados, para que os funcionários possam fazer uma pausa de pelo menos cinco a 10 minutos após cada poucas horas de trabalho ativo. Essas pausas curtas podem permitir que você recarregue, limpe sua mente e se prepare para a próxima tarefa.

3. Concentre-se em suas maiores tarefas primeiro

Concentrar-se em suas tarefas maiores e mais demoradas antes de qualquer outra tarefa pode realmente ajudá-lo a ficar mais focado do que trabalhar primeiro em tarefas menores e mais curtas. Considere planejar sua lista de tarefas de acordo com essas tarefas, onde você pode dedicar seu tempo pela manhã quando chegar ao trabalho ou em uma hora do dia em que estiver mais alerta e energizado.

4. Defina pequenos objetivos

Em vez de abordar grandes metas que exigiriam várias saídas e mais tempo para alcançá-las, considere planejar pequenos objetivos ao longo do dia. Coisas como preencher a papelada necessária, responder a esses quatro e-mails de clientes ou compilar todos os recursos que sua equipe precisará para concluir um projeto futuro são pequenos objetivos diários que você pode definir e alcançar durante suas oito horas de trabalho. Da mesma forma, você pode usar esses objetivos curtos como marcos para medir seu progresso em direção a uma meta maior.

5. Use a regra dos dois minutos

A regra de dois minutos envolve a conclusão de tarefas que duram dois minutos ou menos, além de levar dois minutos para começar pequenas tarefas que você pode estar adiando. Durante esses curtos períodos de tempo, se houver uma tarefa que você possa concluir em dois minutos ou menos ou uma tarefa que possa se organizar para começar, esse é o momento em que você a faria. Por exemplo, pode levar apenas dois minutos para registrar as tarefas que você já concluiu, responder a um e-mail rápido, anotar seus próximos objetivos ou imprimir o esboço de sua próxima tarefa de projeto, mas os dois minutos que você leva para concluí-las pequenas tarefas muitas vezes podem somar uma lista de afazeres completa no final do dia.

Além disso, pequenas tarefas ainda são uma parte importante da produtividade geral do seu trabalho, portanto, praticar a regra de dois minutos pode permitir que você se concentre nessas pequenas tarefas entre o tempo necessário para trabalhar em tarefas maiores e mais complicadas. Considere esses dois minutos entre o intervalo e o início do seu próximo projeto ou os dois minutos necessários para se preparar para o almoço e considere usar esse tempo para anotar o que você precisa trabalhar a seguir, suas metas diárias para o dia seguinte ou respondendo ao correio de voz que está esperando por você desde que você chegou ao trabalho.

6. Bloqueie seu horário

Usar blocos de tempo dentro de sua agenda também pode ajudá-lo a aumentar sua produtividade. Com essa estratégia, você definiria um limite de tempo para cada uma das tarefas em que trabalha. Considere blocos de tempo de 90 ou 60 minutos. Você pode optar por imprimir sua agenda e destacar os prazos em que deseja que seus blocos de tempo estejam. Portanto, se você está bloqueando 90 minutos para trabalhar em um projeto, observe isso em sua agenda impressa. Após esse bloqueio de tempo, bloqueie outra seção de sua programação da mesma forma.

O objetivo do bloqueio de tempo é criar um cronograma visual para ajudá-lo a rastrear os períodos de tempo das tarefas em que você trabalha. Da mesma forma, serve como uma forma de se dedicar a trabalhar apenas em uma tarefa específica para cada bloco de tempo, assim você terá mais chances de concluí-la no prazo que programou para ela. Além de agendar seu horário de trabalho, você também pode incluir seus intervalos entre cada bloco de tarefas para que possa se atualizar à medida que conclui e inicia novos projetos.

7. Torne as reuniões mais produtivas

Se você tiver reuniões agendadas ao longo do dia, considere algumas maneiras de tornar essas atividades mais produtivas que contribuam para o progresso geral do trabalho. Considere reuniões em pé, onde você e os colegas se levantam para a reunião. Isso pode ajudar a aumentar o estado de alerta e o foco ao discutir tópicos importantes durante a reunião.

Você também pode utilizar o controle de tempo para registrar o tempo que leva para participar e concluir a reunião. Por exemplo, considere fazer anotações sobre os tópicos ou tópicos mais importantes que precisam ser discutidos e dedique um tempo específico para cada tópico. Em seguida, trabalhe com sua equipe para discutir apenas o que está incluído na lista de tópicos, mantendo as discussões de tópicos limitadas aos tempos alocados.

Da mesma forma, se você puder comparecer razoavelmente à sua reunião por telefone ou plataforma baseada na Web, poderá aumentar suas chances de que a reunião não demore muito tempo de suas tarefas pessoais.

8. Delegar tarefas

Considere usar métodos de delegação para dividir tarefas entre os membros de sua equipe. Por exemplo, se você tiver uma variedade de tarefas em sua lista de tarefas, considere atribuir algumas dessas tarefas a outras pessoas se elas puderem ser concluídas sem você trabalhar nelas.

A delegação de tarefas também pode permitir que você trabalhe em outras tarefas que podem ser atribuídas especificamente a você, enquanto o restante da equipe pode dedicar seu tempo às tarefas que, de outra forma, levariam tempo ou recursos de outros projetos mais importantes. Por exemplo, se você tiver e-mails que precisam ser respondidos, mas um colega de trabalho puder dar a mesma atenção aos detalhes em suas respostas que você, considere dar a ele a tarefa enquanto você trabalha em tarefas pertinentes que ninguém mais pode (ou tem permissão para fazer). ) completo.

9. Use a estratégia Pomodoro

Ser mais produtivo no trabalho pode depender muito do seu gerenciamento de tempo, e o método Pomodoro é uma estratégia que você pode achar útil para gerenciar seu tempo com mais eficiência. Semelhante ao agendamento de pausas, o método Pomodoro aplica o uso de um cronômetro, onde você se dedica a uma tarefa por 20 minutos (embora possa aumentar para 30 minutos), trabalha até o cronômetro disparar e depois faz cinco minuto de pausa. Essa estratégia pode ser eficaz porque oferece mais tempo para um trabalho ininterrupto e focado e, em seguida, fornece uma maneira de se afastar da tarefa por alguns minutos antes de voltar para completá-la.

10. Limite as interrupções

As interrupções podem realmente nos deixar de lado ao longo do dia. Mesmo que você goste de seus relacionamentos com seus colegas de trabalho, perder a noção do tempo devido a conversas, reuniões informais e rápidas ou discussões de tópicos pode prejudicar seu fluxo de trabalho e diminuir sua produtividade geral. Considere usar algumas estratégias para limitar o número de interrupções durante o dia.

Você pode optar por trabalhar com a porta do escritório fechada por uma parte do dia ou, se trabalhar em um ambiente de escritório aberto, pode usar fones de ouvido com cancelamento de ruído para ajudar a limitar os sons da conversa e da interação no escritório. Os fones de ouvido também podem ser uma maneira educada, mas silenciosa, de informar aos colegas que você precisa se concentrar nos projetos em que está trabalhando.

Ao implementar estratégias para ajudá-lo a aumentar sua produtividade no trabalho, é importante ser o mais consistente possível. Permita-se aprender e desenvolver suas habilidades, e você pode ter certeza de que sua produtividade continuará a melhorar também.