10 dicas para gerenciar melhor o seu tempo

Todos nós já passamos pelos problemas da gestão do tempo no trabalho. Você acorda esperançoso e otimista – não apenas cumprirá todos os seus prazos, mas também irá à academia e fará uma refeição caseira saudável.

Então a vida acontece. Você sai tarde, pega o trânsito e chega à sua mesa já frustrado com o mundo. Sentando-se para finalmente encerrar aquele projeto que você está procrastinando há semanas, você percebe que tem reuniões consecutivas até o meio-dia – e sim, você já está atrasado para a primeira. Você finalmente sai da última reunião e começa a ler e-mails quando é chamado para uma reunião com o vice-presidente e por ai vai…

A boa notícia é que existem maneiras de recuperar essas horas perdidas aparentemente indescritíveis do dia. É tudo sobre gerenciamento de tempo pessoal – gerencie seu tempo em vez de deixar que ele gerencie você. Temos dez dicas de gerenciamento de tempo para o trabalho para você começar

1. Descubra como você está gastando seu tempo atualmente

Se você vai otimizar seu gerenciamento de tempo pessoal, primeiro precisa descobrir para onde o tempo está indo. Tente registrar diligentemente seu tempo por uma semana, rastreando suas atividades diárias. Esta auditoria irá ajudá-lo a:

Determine o quanto você pode realizar de forma viável em um dia.

Concentre-se em atividades que proporcionam os maiores retornos.

Ao realizar essa auditoria de tempo, ficará bem claro quanto do seu tempo é gasto em pensamentos, conversas e atividades improdutivas.
Você terá uma noção mais precisa de quanto tempo certos tipos de tarefas levam (o que será muito útil para executar em uma dica posterior). Este exercício também pode ajudá-lo a determinar a hora do dia em que você é mais produtivo – dessa forma, você sabe quando trabalhar em seus projetos que exigem mais foco e criatividade.

2. Crie uma programação diária — e cumpra-a

Esta etapa é absolutamente crucial para aprender a gerenciar o tempo no trabalho. Nem tente começar o seu dia sem uma lista de tarefas organizadas. Antes de sair do trabalho, crie uma lista das tarefas mais urgentes para o dia seguinte. Esta etapa permite que você comece a trabalhar assim que chegar ao escritório.

Colocar tudo no papel evitará que você fique acordado à noite jogando e revirando as tarefas que passam pelo seu cérebro. Em vez disso, seu subconsciente vai trabalhar em seus planos enquanto você dorme, o que significa que você pode acordar de manhã com novos insights para o dia de trabalho.

Se você não puder fazer isso no dia anterior, certifique-se de escrever sua lista logo pela manhã. Você descobrirá que o tempo que gasta criando um plano claro não é nada comparado ao tempo que perderá pulando entre as tarefas quando não tiver esse plano.

3. Priorize com sabedoria

À medida que você organiza sua lista de tarefas, a priorização é fundamental para o gerenciamento bem-sucedido do tempo no trabalho. Comece eliminando tarefas que você não deveria estar realizando em primeiro lugar. Em seguida, identifique as três ou quatro tarefas mais importantes e faça-as primeiro – dessa forma, você garante que terminará o essencial.

Avalie sua lista de tarefas e certifique-se de organizá-la com base na importância de uma tarefa e não em sua urgência. Responsabilidades importantes apoiam a realização de suas metas, enquanto responsabilidades urgentes exigem atenção imediata e estão associadas à realização das metas de outra pessoa. Nós tendemos a deixar o urgente dominar quando realmente devemos nos concentrar em atividades que apoiam nossos objetivos de negócios.

Importante e urgente: essas tarefas têm prazos importantes com alta urgência – conclua-as imediatamente.

Importante, mas não urgente: esses itens são importantes, mas não requerem ação imediata e devem envolver estratégias de desenvolvimento de longo prazo. Esforce-se para passar a maior parte do tempo neste quadrante.

Urgente, mas não importante: Essas tarefas são urgentes, mas não importantes. Minimize, delegue ou elimine-os porque eles não contribuem para sua produção.

Geralmente são distrações que podem resultar do mau planejamento dos outros.

Não urgente e não importante: essas atividades têm pouco ou nenhum valor e devem ser eliminadas o máximo possível.

Aqui está uma olhada em quais tipos de atividades se enquadram em cada quadrante. Tente criar sua própria matriz de gerenciamento de tempo e inserir itens de sua lista de tarefas e atividades do dia a dia para avaliar como você está gastando seu tempo atualmente. Você pode criar um no Lucidchart em menos de um minuto – foi o que fizemos!

Quando você consegue descobrir a priorização, seu gerenciamento de tempo pessoal pode atingir um nível totalmente novo. Você saberá onde concentrar seu tempo durante aqueles dias em que simplesmente não há horas suficientes.

4. Agrupe tarefas semelhantes

Economize tempo e energia mental tentando completar todo um tipo de tarefa antes de passar para a próxima. Por exemplo, crie períodos separados para responder e-mails, fazer ligações, arquivar etc. Desligue o telefone e as notificações por e-mail para eliminar completamente a tentação de verificar em um horário não agendado.

5. Evite o desejo de multitarefa

Esta é uma das dicas de gerenciamento de tempo mais simples para o trabalho, mas pode ser uma das mais difíceis de seguir. Concentre-se na tarefa em mãos e bloqueie todas as distrações. Pode ser tentador realizar várias tarefas ao mesmo tempo, mas você está apenas dando um tiro no próprio pé quando tenta fazê-lo. Você perde tempo e diminui a produtividade ao alternar de uma tarefa para outra.

Da mesma forma, não fique sobrecarregado com uma lista de tarefas que se estende por um quilômetro e meio. Estressar-se com isso não o tornará mais curto, então inspire, expire e faça uma tarefa de cada vez.

6. Atribua limites de tempo às tarefas

Parte da criação de sua agenda deve envolver a definição de limites de tempo para as tarefas, em vez de apenas trabalhar até que elas sejam concluídas. As listas de tarefas são ótimas e maravilhosas, mas às vezes você pode sentir que nunca marca nada.

Se você deseja definir um ritmo constante para seu fluxo de trabalho, a Técnica Pomodoro pode ajudá-lo a verificar sua lista de tarefas em partes de 25 minutos, fazendo pequenas pausas entre cada stint e uma pausa mais longa após completar quatro. Esta técnica equilibra um foco estreito com pausas frequentes, reduzindo a tensão mental e mantendo a motivação.

Se você preferir definir seu próprio ritmo, o timeboxing permite que você bloqueie quantidades variadas de tempo. Use seu registro de tempo (passo 1) para obter uma estimativa de quanto tempo uma atividade levará. Depois de gastar o tempo designado nessa tarefa, passe para a próxima atividade importante. Você verá sua produtividade disparando e sua lista de tarefas diminuindo quando tiver esses parâmetros em vigor.

7. Construa em buffers

Uma das dicas de gerenciamento de tempo mais agradáveis para o trabalho: faça das pausas uma parte de sua agenda. Quando você terminar uma tarefa, dê a si mesmo tempo para respirar. Faça pequenas pausas para recarregar, seja uma curta caminhada, um jogo de pingue-pongue, alguma meditação, etc.

8. Aprenda a dizer não

Você nunca aprenderá a gerenciar o tempo no trabalho se não aprender a dizer não. Só você realmente sabe para que tem tempo, portanto, se precisar recusar uma solicitação para se concentrar em tarefas mais importantes, não hesite em fazê-lo. E se você assumir um projeto que obviamente não está indo a lugar nenhum, não tenha medo de deixá-lo ir.

Em vez de fazer muitas tarefas que geram pouco ou nenhum valor, conclua menos tarefas que criam mais valor. Lembre-se da regra 80/20 – 80% de sua produção vem de 20% de suas entradas. Concentre seus esforços de acordo.

Se você não pode dizer não, delegue. Embora delegar possa ser uma habilidade difícil de aprender, pode fazer maravilhas para o seu gerenciamento de tempo pessoal. Você montou uma equipe talentosa, então determine as tarefas que você pode passar.

9. Organize-se

Para um gerenciamento eficaz do tempo, essa dica precisa realmente entrar na sua lista de tarefas. Se você tiver pilhas de papéis espalhados por toda a sua mesa, encontrar o que você realmente precisa será como encontrar uma agulha no palheiro. Há poucas coisas tão frustrantes quanto perder tempo valioso procurando itens perdidos. Sem mencionar o quão difícil a desordem pode dificultar o foco.

Pequenas coisas fazem uma grande diferença. Crie um sistema de arquivamento de documentos. Cancele a assinatura de e-mails que você não precisa mais. Apenas pense – você só precisa fazer isso uma vez, mas obtém os benefícios para sempre.

10. Elimine as distrações

Mídias sociais, navegação na web, colegas de trabalho, mensagens de texto, mensagens instantâneas — as distrações no trabalho podem ser ilimitadas. Uma chave para o gerenciamento de tempo pessoal é ser proativo em se livrar deles. Feche a porta para limitar as interrupções. Feche todas as guias, exceto aquelas em que você está trabalhando no momento. Desative as notificações de mensagens e deixe suas ligações pessoais para o almoço.

Dê passos de bebê. Identifique suas duas principais distrações e concentre-se em conquistá-las por duas semanas. E lembre-se de que dormir o suficiente, beber bastante água e comer de forma saudável podem ajudá-lo a manter o foco durante o dia de trabalho, especialmente quando a queda da tarde chegar.

Aí está – dez dicas para gerenciamento de tempo no trabalho que podem levar sua produtividade a um nível totalmente novo. Aproveite !